Conheça os problemas que a contabilidade atrasada pode proporcionar ao seu escritório
Entenda por que você precisa evitar a contabilidade atrasada em seu escritório e os problemas que ela pode causar aos seus resultados
Estar com a contabilidade atrasada pode trazer sérios problemas a um escritório contábil.
Se você está passando por essa situação, fique alerta, pois, no futuro, você poderá ter sérios problemas em sua contabilidade!
Nesse contexto, preparamos o presente artigo com o propósito de ajudar você a entender mais sobre o assunto, conhecer as implicações que uma contabilidade atrasada pode ter no seu escritório e no dia a dia de seus clientes e apresentar uma solução a qual vai ajudar você a ficar longe desse cenário e de problemas como esses.
Dito isso, fique com a gente até o final do nosso artigo e faça uma excelente leitura!
Como a contabilidade atrasada repercute em um escritório contábil?
A rotina de um escritório contábil é bastante corrida, você bem sabe disso.
Existem vários prazos que precisam ser cumpridos, e as tarefas que devem ser realizadas para que se possa honrar as demandas necessárias visando gerar as informações que serão usadas para atender a essas obrigações costumam exigir bastante tempo do contador.
Dentre esses trabalhos,podemos trazer as tarefas manuais presentes em muitas contabilidade.
Por exemplo, é comum que o departamento fiscal tenha que lançar as notas fiscais de seus clientes uma a uma, não sendo poucas as vezes em que apenas um documento gera vários lançamentos, em casos de produtos com diferentes tributações, por exemplo.
De igual modo acontece no setor contábil, em que um evento pode desencadear vários registros, na apropriação dos encargos de uma folha de pagamento, por exemplo.
Nesse sentido, são variadas as vezes nas quais os escritórios se veem obrigados a acumular tarefas para atenderem a demandas que possuem uma maior urgência, como a entrega de declarações próximas ao prazo, por exemplo.
Acontece que apenas uma tarefa em atraso pode contribuir para surgirem outras e mais várias outras, fazendo com que sua contabilidade acabe tendo sérios problemas para resolver, os quais podem ir muito além de normalizar as demandas do seu escritório.
Então, podemos compará-la a um câncer que tem a capacidade de crescer e comprometer as rotinas e seus resultados.
Vamos conversar sobre esse assunto no próximo tópico, mas antes conheça alguns artigos que vão ajudar você a otimizar a gestão da sua contabilidade:
- Contabilidade atrasada: resolva este problema com a ajuda da automação!
- Gestão financeira: como lançamentos automatizados podem ajudar?
- Contabilidade automática: por que você precisa investir nessa ideia
Por que você precisa ficar longe de contabilidade atrasada em seu escritório?
Uma contabilidade pode render muitos problemas a seus clientes e ao seu escritório.
Inicialmente, precisamos trazer que a obtenção de financiamentos e também participação em licitações demandam a apresentação de documentos como Balanços Patrimoniais, Demonstrações do Resultado do Exercício, Certidões Negativas de Débitos Tributários, dentre outros.
Sendo assim, quando a empresa não possui capacidade de atender essas exigências, poderá perder oportunidades.
Ainda, em casos de fiscalização, caso não consiga apresentar livros contábeis ou informações exigidas pelo fisco pela contabilidade atrasada, poderá ter que lidar com autuações.
Nesse caso, tratando-se de um contexto em que o atraso na entrega se deu por conta do seu escritório, você poderá ter que responder judicialmente pelos danos proporcionados a seus clientes.
Lembre-se que problemas desse tipo podem ser gerados não apenas por conta da não apresentação de documentos importantes, mas também devido a informações prestadas erradas.
Note que, em um contexto de contabilidade atrasada, você poderá não ter tempo para analisar os demonstrativos da maneira apropriada, o que pode fazer com que se cometam erros.
Ainda, quando seu escritório não está em dia com suas obrigações, poderá estressar sua equipe, situação a qual contribui para o turn over, ou seja, rotatividade de colaboradores, o que tende a trazer impacto negativo ao seu escritório.
Isso tudo pode, além de problemas financeiros, comprometer de uma forma ruim a imagem do seu escritório no mercado.
Quais as dificuldades que contadores têm ao lidar com o assunto?
Convenhamos, enfrentar uma contabilidade atrasada em um escritório nem sempre é uma tarefa fácil.
Isso porque você, na maioria das vezes, já precisa atender a demandas que surgem no seu dia a dia, boa parte delas urgentes, focar a atenção para essas atividades, além de ser possível, muitas vezes, é essencial.
Todavia, é preciso que você entenda que essa é uma postura muito arriscada, a qual poderá fazer com que você esteja postergando um problemas.
A boa notícia é que, com a estratégia e as ferramentas corretas, é possível banir de vez esse problema só do escritório.
Como lidar com ela de forma estratégica?
O primeiro passo para que você possa lidar corretamente com a contabilidade atrasada é entender o que, de fato, está pendente.
Posteriormente, classifique essas tarefas de acordo com as urgências.
Outro ponto o qual deverá considerar é como sua equipe irá ajudar a resolver essa questão.
Se preciso, defina e prepare uma “força tarefa” para o trabalho.
Estabeleça qual a forma como o problema será enfrentado, se seus colaboradores deverão reservar um período do dia para focar nas atividades atrasadas ou se irão receber um dia na semana ou no mês exclusivamente para isso.
Busque entender se será preciso realizar novas contratações ou pagar extras a seus funcionários.
Nesse viés, uma decisão que pode ajudar você a evitar maiores gastos e riscos trabalhistas é investir em um sistema o qual possibilita mais agilidade na realização de tarefas manuais, como os lançamentos.
Perceba que, apesar de ser algo importante, realizá-los demanda muito tempo, e existem no mercado ferramentas que permitem você importar essas informações, seja dos extratos bancários, relatórios gerenciais dos seus clientes ou mesmo das próprias notas fiscais emitidas por eles ou para eles.
No link abaixo, você conhecerá a solução que ajudará você nesse sentido:
Mister Contador: soluções alinhadas com as necessidades do seu escritório
A gente pôde observar, em nossa conversa, que manter a contabilidade em atraso em seu escritório pode fazer com que você tenha de lidar com problemas sérios no futuro.
Ter uma organização adequada das suas rotinas (e contar com as ferramentas certas) é a melhor opção para que você possa estar em dia com suas obrigações com facilidade.
Dito isso, cabe lembrar que nós, da Mister Contador, temos a expertise necessária para ajudar você a simplificar as suas rotinas.
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