Saiba como organizar e controlar os comprovantes de pagamentos da forma certa em sua contabilidade!
Entenda o que fazer para ter mais controle sobre os comprovantes de pagamentos em sua contabilidade
Os comprovantes de pagamentos são documentos importantes em uma empresa, mas que também podem ser úteis à contabilidade de várias maneiras diferentes.
Lidar com eles da maneira adequada é fundamental a fim de que você possa ter acesso às informações de que precisa sempre que elas forem importantes.
Sabendo disso, no artigo de hoje, traremos informações relevantes, as quais vão ajudar você a entender como lidar com eles com mais segurança e otimizar o controle desses relevantes itens em sua contabilidade.
O que são e qual a importância de comprovantes de pagamentos em uma contabilidade?
Os comprovantes de pagamentos são documentos emitidos por empresas, principalmente instituições financeiras, os quais servem como meio de prova de que uma determinada operação financeira foi realizada.
A apresentação deles é obrigatória em diferentes contextos.
Por exemplo, caso algum de seus clientes esteja passando por fiscalização de agentes tributários, os comprovantes de pagamentos dos impostos podem ser exigidos para que se prove estar em dia com os débitos.
Ainda, os comprovantes de pagamento demonstram que um título, de fato, foi pago.
Sendo assim, eles são essenciais para a realização de registros contábeis, pois dão segurança quanto à ocorrência de um determinado fato, o que não acontece com comprovantes de agendamento, por exemplo, já que existe a possibilidade de um pagamento agendado não ter sido evitado.
Então, eles contribuem para que a informação gerada pelo escritório seja fidedigna e alinhada com a realidade da empresa.
Dito isso, no próximo tópico, vamos conversar sobre os cuidados que são necessários ao lidar com os comprovantes de pagamentos em uma contabilidade, mas, antes, aproveite para ler alguns artigos os quais vão ajudar você a ter mais agilidade em suas rotinas:
- Contabilidade automática: por que você precisa investir nessa ideia
- Gestão financeira: como lançamentos automatizados podem ajudar?
- Extratos (pdf ou ofx): saiba como a automação ajuda a lidar com eles
Quais cuidados ter com esses documentos?
É essencial que você tome alguns cuidados em seu escritório, ao lidar com os comprovantes de pagamentos de seus clientes.
Inicialmente, é importante que você tenha uma organização adequada desses documentos, isso vale tanto quando você precisar trabalhar com arquivos físicos ou digitais.
Perceba que você poderá, por motivos variados, confirmar informações de um lançamento, e não saber de maneira precisa onde ele está fará com que você acabe perdendo tempo.
Ainda, tenha cuidado com o local onde eles serão guardados.
Caso você lide com documentos físicos, perceba que umidade ou ambientes muito quentes podem prejudicar as informações neles presentes.
Tratando-se de arquivos digitais, fazer backups periódicos é uma decisão inteligente a qual pode poupar você de dores de cabeça no futuro.
Nesse contexto, uma prática comum é organizar esses papéis de acordo com o dia em que foram pagos.
Ainda, é necessário saber que nem todos boletos identificam os documentos fiscais ao qual se referem.
Sendo assim, conciliar a conta dos fornecedores, quando o controle é feito de forma separada, com uma conta para cada empresa, pode ser algo muito trabalhoso.
Nesse cenário, é importante que o seu cliente identifique no próprio documento a que nota fiscal o pagamento se refere.
Isso ajudará, inclusive, a identificar divergência nos saldos dessas contas.
Lembre-se que essa mesma regra vale para o recebimento de clientes, quando o documento não faz referência à nota fiscal à que o débito o qual está sendo quitado se refere.
Ainda, é primordial que todo lançamento seja executado com muita atenção.
Uma data errada, lançamento em contas equivocadas ou mesmo o uso de um histórico indevido podem gerar retrabalho, o que irá comprometer ainda mais o tempo da sua equipe.
Outra dica importante é identificar, por meio de símbolos, cada comprovante de pagamento registrado. Isso evita que você faça o mesmo lançamento mais de uma vez.
Lembre-se que o histórico da escrituração é um ponto muito relevante, ele contribui para melhor identificação.
Diante disso, busque fazer uma descrição sucinta, mas que permita entender facilmente a que o pagamento se refere, principalmente tratando-se de período, tipo de débito que está sendo quitado e documento fiscal.
O que fazer para lidar da maneira adequada com eles em sua contabilidade?
Uma dica que vai ajudar você a lidar com mais tranquilidade com essas questões em sua contabilidade é realizar a importação de dados dos seus clientes.
Por meio dessa estratégia, fica mais fácil evitar equívocos quanto ao registro das informações, principalmente aqueles ligados a distrações e erros de classificação.
Também é importante ter processos internos muito bem estruturados para que sua equipe saiba como lidar com o correto arquivamento dos documentos.
Ainda, contar com a tecnologia para fazer os lançamentos da sua empresa ajudará você a ter mais praticidade no que se refere ao uso dessa informação, pois, por vezes, evita que você seja demasiadamente dependente dos comprovantes de pagamentos para elaborar seus relatórios.
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Como a gente pôde perceber em nossa conversa, os comprovantes de pagamentos são documentos importantes tanto para empresas, já que se trata do reconhecimento de que uma dívida foi paga, servindo até mesmo como meio de prova, e também para contadores, ao serem usados para realização dos lançamentos contábeis, os quais darão origem aos relatórios das empresas.
Ainda, cabe reforçar que eles devem ser priorizados ao se fazer a escrituração contábil, tendo em vista que, por exemplo, comprovantes e agendamento ou relatórios gerenciais podem não ter gerado, de fato, o pagamento, o que, em casos de não efetivação, poderá comprometer a informação gerada.
Nesse sentido, seguir as dicas que trouxemos ajudará você a lidar com eles com mais segurança.
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